Tenere in ordine i documenti in ufficio non è detto sia un’impresa da poco. Sebbene oggi molti documenti possano essere digitalizzati, per legge diversi devono ancora restare cartacei e conservati per anni, addirittura 10. Il processo di digitalizzazione è tuttora in corso ma non può sostituire del tutto quello tradizionale. Sorge quindi spontanea la necessità di organizzare in maniera corretta tutti questi documenti per poterli tirar fuori all’occasione, come può essere un accertamento fiscale da parte dell’Agenzia delle Entrate o la redazione di report e bilanci di fine esercizio. In poche parole, gli strumenti per l’archiviazione sono indispensabili in azienda e non possono mai mancare. I prodotti per l’archiviazione aiutano a non affogare in mezzo ai documenti e venirne letteralmente sommersi quando si cerca un contratto in particolare, ad esempio. Soprattutto per i documenti fondamentali per lo svolgimento dell’attività, non ci si può affidare all’improvvisazione ma bisogna usare prodotti, metodi e sistemi ad hoc, evitando errori banali come spiegato di seguito.
Fondamentalmente, non serve nulla di particolare per organizzare un archivio documenti tradizionali. Non è che ci siano grandi novità per quanto riguarda l’organizzazione di un archivio. Buste in plastica trasparente, cartelle, raccoglitori ad anelli, faldoni e scatole restano i must have per conservare contratti, ordini, fatture, comunicazioni, bollette, estratti conti e quant’altro.
Adottare un metodo organizzativo per i documenti è fondamentale per ritrovare in un attimo quello che serve senza perdite di tempo. Avere tutto a portata di mano è facile se si studia un valido metodo organizzativo che sia condiviso con tutti i dipendenti. Infatti, oltre a trovare un sistema che funzioni, è vitale condividerlo con tutti gli impiegati dell’ufficio affinché ne siano a conoscenza e lo utilizzino ogni giorno in modo corretto senza creare confusione negli archivi.
La scelta tra un metodo di tipo alfabetico oppure numerico dipende dal tipo di documenti da conservare. All’interno dello stesso ufficio, ad esempio, alcuni documenti possono essere organizzati in ordine alfabetico, come quelli che riguardano i clienti, i fornitori, gli assistititi; mentre altri con metodo numerico e progressivo come capita per bollette e fatture che vengono archiviate man a mano che arrivano nella cassetta della posta.
Dopo aver chiarito brevemente come si possono archiviare di documenti in ufficio, ci sono alcune dritte che possono esser utili. Iniziare con un metodo e poi cambiarlo in corso d’opera è uno degli errori più comuni che crea confusione. Se si cambia metodo organizzativo, tutto quello che è stato organizzato con il sistema precedente, deve essere sistemato nuovamente da capo per rispondere ai nuovi standard altrimenti non si troverà mai nulla.
Scegliere “sotto” che cosa archiviare è imprescindibile. Alcuni usano il nome, altri il cognome e altri ancora la ditta dell’azienda o solo la sigla. Queste differenze creano un sacco di confusione e perdite di tempo nel cercare sotto ogni possibile combinazione. Va chiarito fin da subito come fare per avere un archivio ben organizzato e ordinato.